Login Golfbox
Skrevet d. 13/03-2018
Referat fra bestyrelsesmøde den 21. februar 2018 kl. 17.00 i klubhuset
Deltagere: Kurt Dalgaard (KD), Peder Bro Iversen (PBI), Jens Peter Jespersen (JPJ), Hans Peter Ø. Mikkelsen (HPM), Frits Christensen (FC), Inger Marie Andersen (IMA), Hanne Pliniussen (HP) og Erik Byskov Larsen (EB).
Afbud:
Referent: Inger Marie Andersen
1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 10. januar 2018
Referat:
Ingen bemærkninger, referatet er godkendt og underskrevet.
2. Administration m.m.
Til orientering.
Knud deltog i første del af mødet.
Referat:
Hanne er gået på ferie, men kommer igen den sidste uge i marts, så der kan samles op på det sidste.
Telefonen skal tilbage på fastnettet, der er for dårlig forbindelse uden fastnet.
Preben og Knud har haft et forberedende møde med Nykredit.
Frivilligt arbejde:
De nye hylder i gangen er etableret.
Væggene på toiletterne og i omklædning i kælderen er blevet pudset og malet.
Terrassen er blevet rigtig flot og sikker.
Dobbeltdøren ind til shoppen/kontoret er etableret.
Kommunen kommer ud, når det er frost, og graver op ved vandløbet på hul 11 og 12.
Der skal laves en ansøgning om dræning nu. Det vides ikke hvor lang svartid, der er på behandling af ansøgningen.
Landbobanken – Kommunemesterskab er flyttet til den 8. – 9. september 2018.
Orientering taget til efterretning.
3. Omlægning af regnskabsåret
Vi har besluttet, at vi skal have lavet vedtægtsændringer, som bl.a. flytter regnskabsåret /foreningsåret, så det følger kalenderåret.
Vores revisor siger, at regnskabsåret skal flyttes ved at lave et afsluttet regnskab for 4. kvartal enten i 2017 eller i 2018, således at det nye regnskabsår kan starte enten 1. januar 2018 eller 1. januar 2019.
Hvis vi vælger den første mulighed, skal der afholdes en ekstraordinær generalforsamling her i foråret.
Referat:
Der skal laves nye vedtægter, som skal godkendes på en ekstraordinær generalforsamling i april. 2/3 af de fremmødte kan godkende ændringen.
Den ordinære generalforsamling vil fremover komme til at ligge i februar eller marts.
Det betyder, at bestyrelsesmedlemmer får 3 ekstra måneder i bestyrelsen.
KD kontakter kommunen og DGU, som skal godkende nye vedtægter, for at få oplyst ekspeditionstider.
Det blev besluttet at ændre regnskabsåret ved at lave et selvstændigt regnskab for 4. kvartal 2017 og så nyt regnskabsår fra 1. januar 2018.
Den ekstraordinære generalforsamling fastlægges på næste bestyrelsesmøde.
4. Regnskab
Regnskab og budgetopfølgning set i lyset af ændret regnskabsår.
Referat:
Der udarbejdes et regnskab for 4. kvartal 2017 og et budget for året 2018.
5. Medlemssituationen
Hvordan ser det ud med medlemmer i de forskellige kategorier?
Referat:
Preben bedes om at lave en oversigt til næste bestyrelsesmøde 5. marts 2018.
6. Flytning af shop
Budget for flytning – herunder krav om sikring.
Referat:
Shoppen – der kommer gitter for alle vinduer og døre. Der er lavet en aftale om at få dem pulverlakeret. Gitrene laves af frivillig arbejdskraft.
Der skal særskilt alarm på kontor/shop. Der kommer 2 rumalarmer i kontoret og 1 i det gamle turneringskontor.
Der må forventes en samlet udgift på ca. 25.000 kr.
Shoppen er budgetteret med et overskud på 30.000 kr. i 2018.
7. Præmie for at skaffe et nyt medlem
Følgende tekst blev vedtaget:
I sæsonen 2018 udloves en præmie til medlemmerne af Dejbjerg Golf Klub for at skaffe et nyt seniormedlem til klubben. Præmien er et gavekort til Dejbjerg Golf Klubs shop til en værdi af kr. 500,-. (Der optjenes ikke bonus ved brug af gavekortet).
Det nye medlem kan være såvel en nybegynder som en golfspiller, der kommer fra en anden klub. For at kunne få præmien skal medlemmet henvende sig på kontoret enten før eller samtidig med, at det nye medlem melder sig ind. Der skal foreligge en klar aftale, inden det nye medlem starter.
Præmien udleveres først, når det nye medlem har betalt første rate af fuldtidsmedlemskabet.
Er der forslag til andre tiltag for at få nuværende medlemmer til at skaffe nye medlemmer?
Referat:
Teksten ovenfor er vedtaget.
Spil golf med en ven og firmagolf indføres igen i 2018. Medtages på næst møde den 5. marts 2018.
8. Tilbuddet om Indoor Golf i Ringkøbing-Skjern Kulturcenter.
Referat:
Der er ikke nye oplysninger i sagen. Medtages når der kommer nye informationer.
Ringkøbing-Skjern Kulturcenter er orienteret om, at vi ønsker en 0 løsning.
9. Opfølgning på strategi weekenden.
Inger Marie udsender materiale fra weekenden.
Referat:
Målene er ikke prioriteret, vi arbejder med målene som sideordnede. Banen har dog 1. prioritet.
Til medlemsmøde skal vi have mål og succeskriterierne præsenteret.
Handlingerne skal gennemføres over de næste 5 år. Ansvaret lægges op til de ansvarlige.
På bestyrelsesmødet den 5. marts 2018 skal vi drøfte, hvordan vi arbejder med/følger op på strategiplanen i fremtiden, som et af de første punkter på dagsorden.
10. Markedsføring af klubben og restauranten
Skal vi arbejde på at få et ”Skilt på vogn” ved Skjernvej og/eller Holstebrovej?
Referat:
Vi skal have undersøgt, hvem der ejer jorden ved Ringkøbingvej og Holstebrovej. Hvis vi kan få lov at opstille, skal etableringsprisen undersøges.
11. Medlemsmødet onsdag d. 21. marts kl. 19.00.
Begyndende planlægning af markedsføring og indhold.
Den endelig planlægning laves på næste bestyrelsesmøde d. 5. marts.
Referat:
Den foreløbige invitation sendes ud til alle sammen med en opfordring om at tilmelde sig som modtager af nyhedsmails. Hvis det er muligt sættes et link ind i mailen ellers henvises til hjemmesiden, hvor man kan tilmelde sig nyhedsmails.
Det endelige program for medlemsmødet vedtages på næste bestyrelsesmøde.
En foreløbig skitse der sådan ud:
Medlemsmødet den 21. marts 2018 kl. 19.00 - Et informationsmøde med plads til spørgsmål.
Dagsorden:
”Rigets tilstand”
Administrationens nye sammensætning i 2018
Shoppen
Garage/terrassen/P-pladsen/nyt turneringskontor/nyt mødelokale
Bestyrelsens strategiplan
Greenkeeperens plan for 2018 (Leif Simonsen)
Trænerens tilbud i 2018 (Nicolas Bay Jensen)
Nyt begynderforløb i 2018 ”Kom godt i gang” (Inger Marie Andersen)
12. Nyt fra udvalgene.
Baneudvalget: Henvendelse fra skovfoged Jon Colstrup, hvor han spørger om vi er interesseret i en dialog vedr. beplantning m.m. ind mod golfbanen ved hul 1.
JPJ skal holde et møde med Jon Colstrup – gerne så hurtigt som muligt, så vi kan få ryddet op før sæsonstart.
Skal der bygges et skur til boldopsamleren? Dette er ikke første prioritet. Baneudvalget undersøger, om der kunne være andre opgaver, som det overskydende træ fra terrassen kan bruges til.
Juniorudvalget:
Intet til referat.
Sponsorudvalget:
Der holdes møde i sponsorudvalget 22. februar 2018.
Der er afholdt møder for medlemmer, som bor i henholdsvis Lem og Tarm, for at få frivillige til at sælge sponsorater. Der var næsten ingen deltagelse.
Turneringsudvalget:
Det er gået fint med fordeling af turneringer til udvalgets medlemmer.
Golfboks gruppen var samlet i går, opgaverne er fordelt.
Kontoret forsætter med at lave startlister og udskrive scorekort.
Turneringslederen og den golfboksansvarlige sættes på som kontaktpersoner til de enkelte turneringer.
Lone Wulff står for regionsgolf og Carlsberg hulspil
Begynderudvalget:
Der afholdes møde for mentorer og begynderudvalgsmøde den 1. marts 2018.
Begynderudvalget står selv for oprettelse af onsdagsturnering i golfboks, ligeledes laver matchlederen selv startlister. Spillerne i onsdagsturneringer udskriver selv scorekort.
Teksten til Åbent hus annoncen sendes til FC.
PR-udvalget:
Invitere klubber i klubben m.fl. til et lille kursus i, hvordan man lægger ting på hjemmesiden og på Facebook.
Kontingentsatser på hjemmesiden opdateres til 2018 takster.
Der skal holdes møde med Vestjysk Marketing, om hvordan vi kan opdatere vores hjemmeside. Den skal være mere indbydende, oplysende og fleksibel.
Baneserviceudvalget:
Der holdes møde den 5. marts 2018 kl. 17.00.
Udvalgets medlemmer er delt op i hold med 3 personer på hvert hold. Holdene kører en uge ad gangen på skift over sæsonen.
Sportsudvalget:
Ingen bemærkninger.
13. Nyt fra formanden.
Til orientering.
14. Eventuelt.
Bemærkninger:
EU-persondataforordning – afventer hvad der kommer fra DGU.
Punkter til næste møde:
Greenfee på Pay and Playbanen I 2018
Hvordan vil vi arbejder med/følge op på strategiplanen i fremtiden. Et af de første punkter på dagsorden.
Spil golf med en ven og firmagolf indføres igen i 2018.
Fastlæggelse af den ekstraordinære generalforsamling.
Medlemsoversigt.