Login Golfbox
Skrevet d. 06/03-2019
Referat af bestyrelsesmøde den 20. februar 2019 kl. 17.00 i klubhuset
Deltagere: Kurt Dalgaard (KD), Peder Bro Iversen (PBI), Jens Peter Jespersen (JPJ), Hans Peter Ø. Mikkelsen (HPM), Inger Marie Andersen (IMA),Hanne Pliniussen (HP), Erik Byskov Larsen (EBL), Knud Hougaard Klausen (KHK) og Preben Knudsgaard (PK)
Afbud: Frits Christensen
Referent: Inger Marie Andersen
1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 21. januar 2019
Referat:
Ingen bemærkninger. Referatet godkendt og underskrevet.
2. Regnskab og budget
Årsregnskabet for 2018 godkendes og underskrives af bestyrelsen.
Er der bemærkninger til budgettet for 2019?
Referat:
Resultatopgørelse fra januar 2019 blev gennemgået. Der er ikke nævneværdige udsving fra budgettet.
Medlemmerne skal opfordre til at betale kontingent via betalingsservice. Det er økonomisk bedst for klubben samtidig med, at det er en stor arbejdsbyrde for de frivillige at skulle rykke for betaling.
Det nævnes til generalforsamlingen (KD eller HPM) og sendes ud i et nyhedsbrev.
Årsregnskabet skal være underskrevet inden generalforsamlingen, regnskabet er ved at være på plads.
Regnskabet sendes med indkaldelse til generalforsamlingen ud senest onsdag den 27. februar 2019.
Indkaldelse skal ske med mindst 14 dages varsel ved elektronisk kommunikation (e-mail), annoncering i klubhuset og på klubbens hjemmeside.
Beretninger. Udvalgenes beretninger lægges på hjemmesiden.
Skal bestyrelsens beretning også på hjemmesiden helt eller delvist?
Regnskab skal udsendes sammen med indkaldelsen og lægges i klubhuset.
Praktiske forhold: Bordopstilling, talerpult, mikrofoner og højttaler. Andet?
Referat:
Indkaldelse: Udkastet er godkendt til udsendelse.
Beretninger: Indledning og afslutning tages på generalforsamlingen mundtligt. Bestyrelsens og udvalgenes beretning lægges på hjemmesiden, umiddelbart efter at indkaldelsen er sendt ud.
Regnskab: Sendes ud sammen med indkaldelsen.
Budget: Der orienteres om budgettet på generalforsamlingen. Forsiden og forslag til kontingent udleveres.
Forslag: Der er ikke indkommet nogen forslag hverken fra medlemmer eller bestyrelse.
Praktiske forhold: Der tages borde op fra kælderen. Der laves plads til så mange som muligt.
Der opstilles en talerpult.
Der klargøres håndfri mikrofon til den som taler, samt en mikrofon til at gå rundt blandt medlemmerne.
Der gøres klar med lærred og projektor.
Der laves mad til 120 personer.
Klubben giver den første øl/vand
4. Cafeen
Orientering om indkøb og indretning af køkkenet.
Orientering om aftale med Carlsberg og flytning af øl anlæg.
Indretning af cafe-lokalet.
Orientering om arbejdet med at samle en cafe-gruppe.
Referat:
Der er købt ind til opdatering og forbedringer i køkkenet og cafelokalet.
Øl er sat ned til 35 kr.
Der kommer et smalt spisekort.
Det kommer til at hedde ”Cafe hul 19”.
Fadølsanlægget placeres fremover i kælderen, finansieres af Carlsberg.
Der er lavet sponsoraftale med Carlsberg.
Ølanlægget i kælderen skulle være klar til generalforsamlingen.
Der er etableret en cafégruppe.
Der laves en aftale omkring klubbens arrangementer og afregningen mellem klubben og caféen.
5. Arbejdet med nye skilte og teestedsmarkeringer
Beslutning om teestedsmarkeringer. Se PBI’s mail fra d. 6. feb.
Orientering om arbejdet med skiltene og baneguiden.
Referat:
Der var demo på græsset.
Der var mest stemning for sort med hvid skrift.
Teestederne kommer til at hedde 60, 58, 53 og 49.
PBI, JPJ og Leif arbejder videre med løsningen.
Der har været møde med GLFR. Det har været et stort stykke arbejde at få hullerne tegnet op, men resultatet er blevet rigtig flot.
Abonnementet til GLFR, kan også anvendes til opmærkning af vandledninger og dræn.
Skiltene forventes sat op senest den 30. marts 2019.
Mast med henvisningsskilte. Der er lavet en 12 kantet mast med henvisningsskilte i træ påført en metalplade beklædt med folie.
6. Ansøgning til kommunens anlægsfond
Forslag og prisoverslag på de forskellige projekter (Vi har endnu ikke fået noget, men forhåbentlig kan vi udsende noget før mødet).
KHK har lovet at udforme ansøgningen. Ansøgningsfristen er 1. marts.
Referat:
Vi er noget i tvivl om, om vi skal søge på de aktuelle projekter (Ekstra garage ved greenkeepergården og garage ved udslagsbanen m.m.). Vi kan få svært ved at nå op over en samlet projektpris på 200.000 kr., som er et krav for at kunne søge. Knud kontakter den medarbejder ved kommunen, som arbejder med ansøgningerne for at finde ud af, om ikke det vil være bedre at søge på nogle større projekter.
7. Træning i 2019
Priserne for træning: 1 klip = 150 kr., 3 klip = 400 kr., 5 klip = 600 kr. og 10 klip = 1.000 kr.
Hvordan bruger vi Nicolas bedst muligt?
Referat:
Træningspriser er fastholdt fra 2018.
Træning til begynder, junior og sportsafdelingen fortsætter som i 2018.
Træningstider er lagt klar til booking i 123booking.
Der kunne laves træningslektioner som præmier til turneringer.
Vi skal have gjort opmærksom på de søndage, hvor Nicolas er her, f.eks. på hjemmesiden og Facebook.
Det skal forsøges at lave et miljø for ynglinge medlemmer.
8. Frivilligstruktur
Vi skal have lavet en oversigt, så vi til enhver tid kan gå ind og se, hvem der er med i de forskellige udvalg og grupper.
Referat:
Der skal sættes navne på de frivillige grupper.
Der skelnes mellem udvalg og grupper.
Udvalg registreres i golfboks og grupper samles i et regneark.
Der arbejdes videre med opgaven.
9. Strategiweekend
Der skal findes en dato, hvor alle kan.
Referat:
Strategiplanen forsætter i sin nuværende udgave i 2019.
Weekenden den 15. – 16. marts 2019 aflyses.
Den nye bestyrelse finder en weekend i november 2019 til udarbejdelse af strategiplan for 2020.
10. Nyt fra udvalgene.
Referat:
Baneudvalget: Ikke noget ud over punktet omkring teestedsmarkering.
Juniorudvalget: Har holdt møde i går. Udvalget planlægger åbent hus den 17. april. Det er et mål med 20 – 25 deltagere. Klubben finansierer sodavand, pølser og brød. Der vil fremad være en person til hver træning, som kan hjælpe med træningen.
Begynderudvalget: Der er indkaldt til møde 26/2. På dagsorden er bl.a. planlægning af åbent hus den 31/3, afvikling af gensynsmatcher i april og gennemgang af arbejds- og begynderfolder.
Turneringsudvalget: Har holdt opstartsmøde. Der er et lille kursus i fortrolighed omkring håndtering af turneringsmodulet i golfboks på mandag. Der er kommet 2 nye medlemmer.
Baneservice: opstartsmøde den 6/3. Der mangler 1 medlem pt.
11. Nyt fra formanden.
Referat:
Der er ved at blive opbygget en dropboks, som alle udvalg skal have deres dokumenter til at ligge i.
Årsskriftet er afleveret i dag til trykkeriet. Udgivelsesdatoen bør overvejes i 2020, da alle de nye udvalgsmedlemmer først er på plads efter generalforsamlingen. Den vil så kunne udgives ca. medio april.
12. Eventuelt.
Referat:
Velkomstpakke for tilflyttere til kommunen. Det er ikke nok bare at skrive et brev til dem. PK og IMA finder en løsning.
Bag-mærker i 2019 – placeres i gangen på hylden. Medlemmer som ønsker et bag-mærke skal selv tage det. Det er ikke længere bag-mærket som styrer medlemskab af klubben, det er registreringen i golfboks. Medlemmer skal vænne sig til at have deres medlemskort med, når de spiller greenfee.
2019 bliver det sidste år med bag-mærker i Dejbjerg.