Login Golfbox
Skrevet d. 16/01-2018
Referat fra bestyrelsesmøde den 10. januar 2018 kl. 17.00 i klubhuset
Deltagere: Kurt Dalgaard (KD), Peder Bro Iversen (PBI), Jens Peter Jespersen (JPJ), Hans Peter Ø. Mikkelsen (HPM), Frits Christensen (FC), Inger Marie Andersen (IMA),Hanne Pliniussen (HP), Erik Byskov Larsen (EB), Knud Hougaard (KH) og Preben Knudsgaard (PK).
Afbud: Kurt Dalgaard
Referent: Inger Marie Andersen
Dagsorden:
1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 13. december 2017
Referat:
Ingen bemærkninger. Referatet blev underskrevet.
2. Administration m.m.
KH og PK giver en opdatering vedr. administration.
Referat:
Det nye økonomisystem er ved at køre nu. Der er blevet automatiseret nogle posteringer. Omkring det tekniske er KH fortrøstningsfuld fremadrettet.
PK og KH er nu klar til at kunne begynde og få flere ind og hjælpe med det administrative arbejde.
Klubben har fået et ean nr., så der kan modtages fakturaer elektronisk ind i økonomisystemet.
KH og PK vil fremad have møde med Leif Simonsen hver uge. De skal have aftalt nogle procedurer fremad i forbindelse med godkendelse af fakturaer til betaling.
Servicegruppen til at modtage gæster og hjælpe med administrative opgaver er ved at have samlet deltagere.
Hansen og Larsen har sponsoreret gratis træ til renovering af terrassen, mod at de får mulighed for arrangementer på Pay & Play banen samt afholdelse af arrangementer i Restauranten (de betaler selv for mad til Restauranten).
Der skal oprettes viderestilling på telefonen, således at når der er nogen på kontoret, tager de telefonen, ellers viderestilles der til PK.
Der udarbejdes en oversigt over deltagere i den bygningsmæssige servicegruppe, så alle ved hvem de er. Der skal lyde en stor tak for deres flittige indsats.
3. Økonomi
Gennemgang af økonomi ved HPM
Ændring af regnskabsår, hvad gør vi?
Har fået henvendelse fra Nykredit vedrørende omlægning lån.
Referat:
Resultatopgørelse for oktober – december 2017 gennemgås.
Firkløverordningen kører fra oktober til oktober. Der er ikke medtaget vurdering på økonomien i resultatopgørelsen for 4. kvartal 2017.
Der arbejdes med eventuelt at ændre regnskabsår, så det løber fra januar til december.
Der er aftalt medlemsmøde til afholdelse den 21. marts 2018, hvor der skal orienteres om løsninger omkring shoppen og administrationen m.m.
Der tages kontakt til Nykredit omkring muligheder for omlægning af lån.
3.1. Medlemmer som erhverver nye medlemmer
Referat:
Tilbuddet på 500 kr. til shoppen for at skaffe et nyt medlem gælder i sæson 2018. Tilbuddet gælder for nye medlemmer fra andre klubber og nybegyndere. Tilskuddet udbetales først når det nye medlem har betalt et fuldtidsmedlemskab. Det værende medlem skal komme og meddele, at nu har de et nyt medlem eller en nybegynder. Det aftales med kontoret inden nye medlemmer starter, om det senere kan give et tilskud.
Betingelserne skal defineres helt skarp på næste bestyrelsesmøde.
Forslag til hvad vi her ud over kan tilbyde værende medlemmer, for at være repræsentanter/ambassadører til at score nye medlemmer – medtages på næste bestyrelsesmøde.
Skal vi have et ”skilt på vogn” ved Skjernvej og/eller Holstebrovej? Overvejes til næste bestyrelsesmøde.
4. Shoppen
KH og PK informerer om, hvordan det går med planen for opbygning af den ”nye” shop i klubhuset.
Ligeledes kommer de med et budget for ombygningen.
Hvem skal passe den, har vi nogle allerede nu?
Status på det eksisterende varelager?
Demodage med Golfexperten, hvad er status?
Referat:
Shoppen – lagret er talt op. Det bliver godt når shoppen er flyttet, det tager meget tid så længe den er i nuværende bygning.
Der skal laves sikring i forhold til forsikring. Der vil komme en udgift til dette.
Underskud på shoppen i 4. kvartal 2017 skyldes at lageret ikke har været nedskrevet i forhold til, at der har været holdt udsalg med op til 70% rabat.
Budget for ombygning af shop – kommer på næste bestyrelsesmøde.
Der er en gruppe af frivillige, som gerne vil tage opgaven at passe shoppen.
KH og PK afholder et møde med de frivillige i servicegruppen hvor opgaver fordeles.
Demo dage – det Golfexperten ofte gør, er at afholde en match med præmier og præsentation af udstyr. Der kommer et tilbud fra Golfexperten. Punktet medtages på næste bestyrelsesmøde.
5. Dræn
Vi har store problemer med vand mange steder på banen. Vi har lavet nogle lappe løsninger og kommer ikke rigtig videre. Er det mange års manglende vedligeholdelse, manglende budget? Kan vi søge tilskud hos kommunen, PK er ved at undersøge dette. Leif, JPJ og PBI har besøgt Varde Golfklub som har haft lignende problemer.
Referat:
PK tager et møde med kommunen omkring oprensning af vandkanaler ved hul 11 og 12.
Strategi for vedligehold af banen tages med på strategimøde 3.-4. februar.
6. Indoor golf
Ringkøbing / Skjern Kulturcenter har planer om at etablerer 2 stk. golfsimulator. Er det noget vi skal gå ind i?
Referat:
Vi går med hvis det ikke koster klubben noget, en 0 løsning.
Medtages på næste bestyrelsesmødet. Hver især overvejer ideer/muligheder til et eventuelt samarbejde til næste møde.
7. Junior greenfee ordning
I dag er vi med i 3 for 1 ordning, det vil sige 1 voksen kan tage 3 junior med gratis. DGU lægger nu op til at det skal være gratis for junior at spille, men det er helt op til den enkelte klub. Der er i øjeblikket 23 klubber der har gratis greenfee, bla. Herning, Skærbæk Mølle, Struer og Nordvestjysk. Hvad er vores holdning?
Referat:
Vi er med på DGUs forslag – Alle juniorer kan spille gratis greenfee i 2018.
8. Rengøring
Hvad gør vi efter den 1. april
Referat:
CK er ansat indtil 30. marts 2018.
KD og PBI snakker med CK, om vi kan lave en aftale med 2 unge mennesker mere, så de laver en deleordning. Der skal gøres rent 2 timer 6 dage om ugen.
9. Strategi / visionsmøde i feb.
Hvad er vores forventninger til et strategi / visionsmøde? Er der noget vi skal have undersøgt / klaret før mødet?
Referat:
Bestyrelsen mødes den 3. februar 2018 kl. 9.30 Sneppedalen 21B, Houvig. Vi slutter 4. februar 2018 kl. 12.00.
IMA planlægger processen.
10. Årsskrift
FC kommer med en redegørelse for økonomien vedr. årsskrift.
Referat:
Der er indgået nogle aftaler med sponsorer om annoncer i 2018.
Årskriftet har gav i 2017 overskud.
Bidrag til hæftet skal afleveres til kontoret senest den 10. februar 2018.
11. Kalender
Ved sidste møde blev det besluttet at vi skulle have en fælles kalender. Hvem har ansvaret for dette?
Referat:
Ranglisteturneringer – PBI følger op.
Turneringsudvalget tager beslutning om de endelige datoer på deres næste møde.
KH udarbejder en oversigt og den meldes ud så hurtig som muligt.
12. Bil til baneservice
PBI fremlægger en opdatering fra Skjern Bank ang. køb af buggy.
Referat:
Hans Nielsen er kontaktet – bilerne koster 30.000 + moms
Udlejningsbil, brugt i 2 år, produceret i 2014.
Skjern Bank overvejer tilbuddet. Der skulle ligge en afklaring før næste bestyrelsesmøde.
13. Nyt fra udvalgene.
Referat:
Baneudvalget:
Skilte – mange er dårlig en stand.
Skilte males og pyntes op, for de midler som er afsat.
Det undersøges om der kan findes en sponsor.
PR-udvalget:
Der er rigeligt at se til.
Sponsorudvalget:
Udvalget skal sikre den røde tråd i sponsorarbejdet, det er vigtigt at udvalget er opdateret på, hvad der arbejdes med på forskellige fronter.
Kontoret skal tage vare på de opgaver som HH tidligere har udført.
Der skal findes flere medlemmer til udvalget, KH og PK hjælper ved dette.
Sponsoropgaver kan deles op i 2 kategorier; kontakt til sponsorer og den administrativ opfølgning. Der skal findes frivilliges hjælp til sponsorarbejdet.
Turneringsudvalget:
Turneringsudvalget beslutter datoer for turneringer.
Begynderudvalget:
Planlægning af åbent hus 29. marts 2018 (Skærtorsdag).
Mentor møde i slutning af februar 2018.
Møde med følgesvende inden sæsonstart.
Brev til nye medlemmer fra sidste år, for at præsentere det nye tilbud om klub 37 og onsdagsturneringer hver uge.
14. Nyt fra formanden / næstformanden.
Referat:
Repræsentantskabsmøde DGU i Korsør 17/3 – deltager vi?
Invitation til Frivilligfest – nogen som ønsker at deltage?
EU-dataforordning orientering fra DGU – HPM kigger nærmere på dette.
En gæv vestjyde – vær med til at indstille en frivillig. Har vi nogen forslag fra Dejbjerg Golf Klub?
Der indgås aftale med Tange Sø Golfklub om 50 kr. rabat på greenfee i sæson 2018.
15. Eventuelt.
Bemærkninger: Ingen bemærkninger.
Mødet sluttet kl. 21.50.