« Tilbage

Bestyrelsesmødet den 28. juni 2018

Skrevet d. 31/07-2018 af:

Referat fra bestyrelsesmøde den 28. juni 2018 kl. 17.00 i klubhuset

 

Deltagere: Kurt Dalgaard (KD), Peder Bro Iversen (PBI), Jens Peter Jespersen (JPJ), Hans Peter Ø. Mikkelsen (HPM), Frits Christensen (FC), Inger Marie Andersen (IMA), Hanne Pliniussen (HP) og Erik Byskov Larsen (EB).

 

Afbud: Ingen

 

Referent: Inger Marie Andersen

 

Dagsorden:

 

1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 14. maj 2018

 

Referat:

Referatet blev godkendt og underskrevet.

2. Regnskab og budget

Aktuelt regnskab og budgetopfølgning.

Alternativ energiforsyning – evt. udskiftning af oliefyret.

 

Referat:

Regnskabet følger stort set budgettet.

Der presses på for at få et tilbud på et nyt varmeanlæg.

Vi forventer, at kunne have et tilbud til bestyrelsesmødet den 14. august 2018.

3. Medlemssituationen

Hvordan ser det ud med medlemmer i de forskellige kategorier?

 

Referat:

Medlemsstatistik med hovedgrupper:

	05.01.18	01.03.18	09.05.18	26.06.18
Seniorer	583	585	609	618
Ungdom	55	55	63	62
Flex, langd. passiv mm.	238	234	219	222
Prøvemedlemmer	11	11	29	33
I alt	887	885	920	935

4. Forberedelser til planlægning af den fremtidige administration

 

Referat:

Der afholdes et møde den 27. august 2018 kun med dette punkt på dagsordenen.       

5. Golfspilleren i centrum (GIC)

Opfølgning på mødet med Kim Uldahl.

Indstilling fra KD:

Hans Peter er administrator på GIC.

De enkelte udvalg (især baneudvalget og begynderudvalget) tager med jævne mellemrum GIC op på udvalgsmøder.

Efter hver medlemsundersøgelse tages emnet op i bestyrelsen til grundig behandling.

Mindst hver 14. dag gennemgås kommentarer fra greenfeespillere af Kurt og/eller Hans Peter.

 

Referat:

Det var et godt møde med Kim Uldahl fra DGU, det var en god præsentation.

HPM er administrator på GIC.

IMA følger op på data omkring begyndere til bestyrelsesmøderne.

JPJ følger op på data omkring banen til bestyrelsesmøderne.

KD og HPM tjekker med jævne mellemrum (hver 14. dag) generelle kommentarer, følger op og svarer, hvis det er relevant. Der orienteres på bestyrelsesmøderne, hvis det er relevant for bestyrelsens arbejde.

Efter medlemsundersøgelserne (3 gange årligt) tages rapporterne med på bestyrelsesmødet. (KD)

Næste rapport kan komme med på bestyrelsesmødet den 14. august 2018.

Der sendes information ud til medlemmerne om, at det er vigtigt for bestyrelsens arbejde, at de svarer på spørgeskemaet.

6. Persondataforordningen

Hans Peter og Knud har udarbejdet forslag til Dejbjerg Golf Klubs Persondatapolitik. Se bilag.

Hvis forslaget kan godkendes skal det lægges på hjemmesiden.

 

Referat:

Persondatapolitikken blev godkendt. Der følges op på om beskrivelser omkring samtykke virker i praksis.

Persondatapolitikken lægges på hjemmesiden og sendes ud som nyhedsbrev.

7. Uge 29.

Er der ”løse” ender?

 

Referat:

HPM er tovholder på ”Uge 29”.

Preben Knudsgaard sender nyhedsbrev ud.

En del har meldt sig som frivillige.

Der holdes møde onsdag den 4/7, for at få afklaret de enkelte opgaver.

Baneservicegruppen skal køre baneservice. Toilettet på hul 12 tjekkes en ekstra gang hver dag. Der kører indtil flere gange i løbet af dagen.

Baneservicegruppen har ikke yderligere opgaver.

Opgaverne skal fordeles på mødet onsdag 4/7.

Der køres med 4 timers holdskift af de frivillige.

Greenfee skal betales i shoppen, så der er kontakt med gæsterne og der spares en udgift til Proboksen.

Der skrives en information til medlemmerne på hjemmesiden. (FC)

8. Golfbiler

Vi har nu 1 golfbil mere til rådighed, som skal køre på samme måde som bil nr. 3.

Orientering ved PBI.

 

Referat:

Ejeren får gratis parkering, mod at vi må leje bilen ud til gæster. Ejeren skal booke bilen på samme vilkår som gæster, dog uden betaling.

Der skal arbejdes på, at vi fremad får en sponsor på alle klubbens biler.

Servicegruppen passer bilen efter samme koncept, som de øvrige biler.

 

Garagen – der ligger en masse træ derinde.

Servicebilen (røde) flyttes hen i østsiden af garagen, så der bliver bedre plads.

9. Ansøgning til Rahbek Fonden

Der er sendt en ansøgning, som går på hjælp til jordkøb eller udskiftning af oliefyr.

Vi har fået at vide, at der er bevilget kr. 25.000 fra fonden.

 

Referat:

Der er endnu ikke kommet svar på ansøgningen.

10. Køb af Rough klipper og vertikalskærer

JPJ har pr. mail forespurgt bestyrelsen, om den kan godkende købet af en Peruzzo roughklipper og vertikalskærer. Købet er godkendt, og JPJ orienterer om de endelige betingelser samt om brugen af maskinen.

 

Referat:

Maskinen er indkøbt til en fornuftig pris, og købet holder sig inden for investeringsbudgettet.

Det virker til at være en rigtig fin maskine.

Der skal vertikalskæres på fairways en gang om året. Efterfølgende kan der eftersås med græs. Vertikalskæring skal være med til at minimere ukrudt på banen.

11. Foreningspuljen – har vi tiltag, der kan søges midler til?

På sidste møde vedtog vi, at IMA skulle undersøge mulighederne.

 

Referat:

IMA laver en ansøgning om optimering af Pay and Playbanen, i forhold til at trække flere ikke medlemmer ud og spille golf. Ansøgningen underbygges med et ønske for klubben om at profilere Pay and Playbanen til afprøvning af golfspillet og effekterne fra ”Golf gavner”.

12. Samarbejde med de lokale golfklubber.

Her tænkes især på samarbejde med Skærbæk Mølle og Åskov.

 

Referat:

Der er afholdt et møde med de 2 klubber. Mødet var en indledende snak, om der kunne være opgaver klubberne kunne samarbejde om.

De 3 formænd opfordres til at holde et møde, hvor der aftales nærmere om, hvordan et samarbejde kunne komme i gang. (KD)

 

 

13. Nyt fra udvalgene.

 

Referat:

Baneservicegruppen: Det kører rigtig godt. Det fungerer godt med den nye bil.

 

Turneringsudvalg: Proens dag og Pink Cup er afholdt.

ABC turnering i morgen – kan den sættes op, således at når max. deltagerantal er nået, så får medlemmet en ”besked/pop up” om at man kommer på venteliste.

 

Sportsudvalget: Der er spillet 4 runder, det går så som så. Vores spillere har ikke så lavt handicap som de øvrige klubbers spillere.

 

Juniorudvalg: Selve dagen forløb rigtig godt. Vejret var ikke rigtig med os. Til planlægningen i 2019 skal vi være opmærksom på, at der ikke skal ligge en lokal turnering dagen før, da junior turnerings spillere skal have mulighed for at prøve banen.

West coast swing – en rigtig god dag, trods meget vind. Deltagende klubber var positive over banens tilstand. Der var 45 deltagere, hvor af 2 trak sig.

Tak til Golfboks udvalget - Det var rigtig flot sat op og arrangeret op til turneringen.

 

Begynderudvalget: Der er afholdt møde med mentorerne. Et godt møde hvor vi kom omkring udfordringer og succesoplevelser med den nye mentorordning.

Vi har i år fået godt 30 prøvemedlemmer. 2 har valgt at stoppe efter prøveperioden.

IMA meddeler DGU, at vi ikke ønsker at deltage i ”Spil med dagen” den 29/7. Vi fastholder at køre videre med ”Spil golf med en ven”.

Der arbejdes med en match for ynglinge spillere indtil 30 år efter sommerferien. IMA står for dette sammen med Jimmi Graversen.

 

Sponsorudvalg: Har tjekket alle sponsorskilte på banen og lavet en opgørelse over skiltene. Der er mange kontrakter som forfalder pr. 1/9. Der forsøges etableret et korps som kan forny disse aftaler.

Tilbudskataloget til sponsorer er blevet simplere. Alle sponsorater på over 3.000 kr. tilbydes et personalearrangement på Pay og Playbanen.

 

PR-udvalget: Det går i sin vante gænge. Der forsøges at få omtale i de lokale medier.

 

Baneudvalget: Referatet mangler fra sidste baneudvalgsmøde. 15. green er pt. opgivet at få forbedret på sin nuværende placering. Der er ønske om en ny placering af 15. green på sigt. Vandbudgettet er voldsomt under pres. Der er pt. anvendt en 4 – 5.000 m3. Der er brugt ca. 35.000 kr. til vanding i år, hvilket er ca. vores årsbudget. Der fortsættes med at vande greens og teesteder. Ansøgningen om dræn er sendt til høring. Høringsfristen udløber den 23. juli 2018. Kommunen har godkendt ansøgningen.

14. Nyt fra formanden.

Salget af Dejbjerg Plantage - status.

KD har været kaldt til møde med folk fra museet om Troldebanken.

Museet er interesseret i Troldebanken, da der er spor af jernalderagre. Jeg blev spurgt om golfklubbens syn på området. Jeg fortalte, at vi i golfklubben betragter Troldebanken eller lyngbakken som et af golfklubbens vartegn – især når lyngen blomstrer. Jeg sagde også at vi ser frem til at bakken bliver vedligeholdt.

 

Referat:

Dejbjerg Plantage: Vi har endnu ikke modtaget et tilbud. Ejendomsmægleren håber, at der kommer et udspil før sommerferien.

Når der ligger et købstilbud fra ejendomsmægleren, har vi 3 uger til at svar tilbage. Der skal i den periode afholdes ekstraordinær generalforsamling, hvis vi skal bruge over 1 mio. kr.

Troldebanken: Vi afventer museets initiativer.

15. Eventuelt.

 

Referat:

Punkter til næste møde:

Alternativ energiforsyning - PBI

Tiltag til at sikre fastholdelse af Klubuafhængige – IMA

Golfspilleren i centrum – rapporter fra medlemsundersøgelse

Nyt fast punkt – opfølgning på Golfspilleren i centrum